Note : Cette traduction a été générée automatiquement à partir de la version allemande originale. En cas de divergence, la version allemande fait foi.
Versionnement
| Version | Chapitre | Modifications | Date |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Création du manuel | 10.06.2026 |
1 Manuel Info Mat Hub/Digital Assets
1.1 Introduction
Ce manuel décrit l'utilisation de l'Info Material Hub au sein de la plateforme SIMIS (Swiss Integrated Medicines Information System).
L'Info Material Hub permet de gérer les documents d'information ordonnés par les autorités, appelés Digital Assets dans SIMIS. Cela comprend par exemple les types de documents Digital Asset suivants : guides, listes de contrôle, cartes patient ou autres.
En complément, les sources d'approvisionnement sont également gérées. Celles-ci contiennent les informations de contact et de commande pour les documents d'information disponibles physiquement.
Le public cible se compose des CompanyAdmin et CompanyUser autorisés dans SIMIS, qui saisissent et modifient les Digital Assets et les sources d'approvisionnement, téléchargent des fichiers ou effectuent des publications.
Ce manuel est structuré de manière pratique et décrit les cas d'utilisation typiques.
1.2 Accès (au sein de l'application SIMIS)
Après une connexion réussie, l'accès s'effectue via :
- la tuile Digital Assets
- ou la navigation latérale Info Mat Hub > Digital Assets
Par défaut, l'écran Digital Asset Listenscreen (liste des Digital Assets) est affiché.
2 Aperçu des principaux écrans
- Digital Asset Listenscreen (S700) – Vue d'ensemble de tous les Digital Assets les plus récents, avec fonctions de recherche et de filtrage.
- Digital Asset Detail Screen (S710) – Masque de saisie pour créer un nouveau Digital Asset.
- Digital Asset Metadata New Screen (S720) – Masque de saisie pour les nouveaux Digital Assets.
- Digital Asset Metadata Edit Screen (S730) – Masque pour la modification des Digital Assets existants.
- Digital Asset Sprachdatei Upload Screen (S735) – Assistant pour le téléchargement de fichiers individuels par langue.
- Bezugsquellen Listenscreen (S750) – Vue d'ensemble de toutes les sources d'approvisionnement.
- Bezugsquelle New/Edit Screen (S770) – Masque pour la saisie et la modification des sources d'approvisionnement.
3 Cas d'utilisation typiques
3.1 Saisir une source d'approvisionnement
En tant qu'utilisateur, je souhaite saisir une source d'approvisionnement afin qu'elle puisse être utilisée pour les Digital Assets.
Procédure :
- Ouvrez le Bezugsquellen Listenscreen (liste des sources d'approvisionnement).
- Sélectionnez le bouton Nouvelle source d'approvisionnement.
- Saisissez au minimum les données obligatoires suivantes :
- Point de contact
- Nom de l'entreprise / de l'agence
- Complétez si nécessaire les données d'adresse et de contact facultatives.
- Enregistrez les données saisies.
- La source d'approvisionnement apparaît ensuite dans la liste des sources d'approvisionnement.
Remarque : Le point de contact sert exclusivement de désignation de travail interne au sein de SIMIS et n'est pas publié.
Important : Au moins une source d'approvisionnement doit exister avant qu'un Digital Asset puisse être saisi. Si une seule source d'approvisionnement existe, celle-ci est automatiquement utilisée comme source d'approvisionnement par défaut. Si plusieurs sources d'approvisionnement existent, la source d'approvisionnement par défaut peut être modifiée via le menu burger.
3.2 Saisir un Digital Asset
En tant qu'utilisateur, je souhaite saisir un nouveau Digital Asset afin de créer ses données de base dans le système.
Procédure :
- Ouvrez le Digital Asset Listenscreen.
- Sélectionnez le bouton Nouveau Digital Asset.
- Saisissez au minimum les données obligatoires suivantes :
- Titre de travail
- Langue principale du texte
- Type de document
- Destinataire
- Numéro(s) d'autorisation
- Version
- État de l'information
- Source d'approvisionnement
- Complétez si nécessaire les données facultatives.
- Enregistrez les données saisies.
- Le système retourne automatiquement au Digital Asset Listenscreen.
- Le Digital Asset se trouve désormais dans le statut Travaux en cours.
Important : Un Digital Asset ne peut être saisi que si au moins une source d'approvisionnement est disponible.
Remarque : Le titre de travail sert exclusivement à la gestion interne et n'est pas publié. Le destinataire détermine l'endroit où le Digital Asset sera publié :
Professionnel de santé → Publication uniquement sur swissmedicinfo-pro.ch
Patient + professionnel de santé → Publication sur swissmedicinfo-pro.ch et swissmedicinfo.ch
Professionnel de santé → Publication uniquement sur swissmedicinfo-pro.ch
Patient + professionnel de santé → Publication sur swissmedicinfo-pro.ch et swissmedicinfo.ch
Remarque : Les numéros d'autorisation doivent toujours être saisis à cinq chiffres. Si nécessaire, des zéros non significatifs doivent être ajoutés.
Remarque : Les champs Version et État de l'information servent exclusivement à la traçabilité interne pour le titulaire de l'autorisation et n'ont aucune signification fonctionnelle dans le système.
Remarque : La source d'approvisionnement par défaut (= selon la sélection dans le Bezugsquellen Listenscreen) est automatiquement présélectionnée comme source d'approvisionnement.
3.3 Modifier un Digital Asset
En tant qu'utilisateur, je souhaite modifier les données de base d'un Digital Asset existant.
Procédure :
- Ouvrez le Digital Asset Detail Screen (= Digital Asset Listenscreen > menu Actions « Détails »).
- Sélectionnez le bouton Modifier.
- Adaptez les données de base souhaitées.
- Enregistrez les modifications.
Important : La modification n'est possible que tant que le Digital Asset se trouve dans le statut Travaux en cours (work-in-progress).
Important : Certains champs ne peuvent plus être modifiés après le téléchargement de fichiers : destinataire, numéro(s) d'autorisation. Le type de document ne peut fondamentalement plus être modifié.
Remarque : Les champs Version et État de l'information peuvent être modifiés à tout moment, car ils ont un caractère purement informatif.
Remarque : Le destinataire influence le lieu de publication ultérieur du Digital Asset.
3.4 Télécharger des fichiers
En tant qu'utilisateur, je souhaite télécharger des fichiers d'un Digital Asset dans différentes langues, afin que le Digital Asset puisse être publié.
Procédure :
- Ouvrez le Digital Asset Detail Screen (= Digital Asset Listenscreen > menu burger Détails), tout en bas.
- Sélectionnez l'entrée Télécharger dans le menu d'actions de la langue souhaitée.
- Sélectionnez le fichier souhaité.
- Complétez lors de la deuxième étape :
- Nom de publication (max. 200 caractères), sert de description succincte du Digital Asset et est publié tel qu'il a été saisi.
- Numéro(s) d'autorisation, pour garantir la qualité des données
- Confirmez avec Terminé.
- Le fichier est enregistré et affiché dans la liste des fichiers.
- Répétez l'opération si nécessaire pour d'autres versions linguistiques.
Remarque : Un seul fichier peut toujours être téléchargé à la fois.
Important : Le fichier de la langue principale du texte doit impérativement être présent avant que le Digital Asset puisse être publié.
Important : Le format du tout premier fichier téléchargé détermine durablement le format de l'ensemble du Digital Asset. Tous les autres fichiers linguistiques doivent utiliser exactement le même format de fichier. Même si tous les fichiers téléchargés sont ultérieurement supprimés, le format de fichier d'origine subsiste. Si un autre format de fichier doit être utilisé, l'ensemble du Digital Asset doit être supprimé et saisi à nouveau.
Les formats de fichiers pris en charge sont :
- MP3 (fichier audio)
- MP4 (fichier vidéo)
Remarque : Le téléchargement d'un fichier dans une langue existante écrase le fichier existant.
3.5 Préparer la publication
En tant qu'utilisateur, je souhaite préparer un Digital Asset en vue de sa publication.
Procédure :
- Ouvrez le Digital Asset Detail Screen.
- Assurez-vous que :
- les données de base sont complètes
- au moins le fichier de la langue principale du texte a été téléchargé
- Sélectionnez le bouton Publier.
- Définissez la date de publication souhaitée.
- Confirmez les données saisies.
- Le Digital Asset passe au statut Publication prévue (scheduled-to-publish).
- Dès que la date choisie est atteinte, le système publie automatiquement le Digital Asset.
Important : Sans fichier dans la langue principale du texte, aucune publication n'est possible.
Remarque : Tant que le Digital Asset se trouve dans le statut Publication prévue, la date de publication peut être à nouveau adaptée ou annulée.
Remarque : À chaque publication, le système crée automatiquement une nouvelle entrée d'historique. Le destinataire détermine le lieu de publication ultérieur :
Professionnel de santé → Publication uniquement sur swissmedicinfo-pro.ch
Patient + professionnel de santé → Publication sur swissmedicinfo-pro.ch et swissmedicinfo.ch
Professionnel de santé → Publication uniquement sur swissmedicinfo-pro.ch
Patient + professionnel de santé → Publication sur swissmedicinfo-pro.ch et swissmedicinfo.ch
Remarque importante : La publication automatique des Digital Assets n'est actuellement pas encore implémentée (état juin 2026). Le statut Publication prévue (scheduled-to-publish) sert actuellement exclusivement à la pré-saisie et à la planification de la publication. La publication automatique effective interviendra 3 mois après la publication du guide « Documents d'information ordonnés par les autorités » par Swissmedic, au plus tôt le 1er novembre 2026.
4 Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez des titres de travail explicites et cohérents.
- Téléchargez si possible en premier le fichier de la langue principale du texte.
- Vérifiez soigneusement les données de base avant chaque publication.
- Veillez à ce que les fichiers téléchargés utilisent toujours le même format de fichier.
- Si, par erreur, un mauvais format de fichier a été téléchargé en premier, l'ensemble du Digital Asset doit être supprimé et saisi à nouveau.
- Utilisez l'historique pour la traçabilité réglementaire des versions publiées.