Versionierung
| Version | Kapitel | Änderungen | Datum |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Erstellung des Handbuchs | 10.06.2026 |
1 Benutzerhandbuch Info Mat Hub/Digital Assets
1.1 Einführung
Dieses Handbuch beschreibt die Bedienung des Info Material Hub innerhalb der SIMIS (Swiss Integrated Medicines Information System) Plattform.
Im Info Material Hub werden behördlich angeordnete Informationsmaterialien, im SIMIS Digital Assets genannt, verwaltet. Dazu gehören beispielsweise die Digital Asset Dokumenttypen Leitfäden, Checklisten, Patientenkarten oder Sonstige.
Zusätzlich werden sogenannte Bezugsquellen verwaltet. Diese enthalten Kontakt- und Bestellinformationen für physisch verfügbare Informationsmaterialien.
Zielgruppe sind die im SIMIS berechtigte CompanyAdmin und CompanyUser, die Digital Assets und Bezugsquellen erfassen, bearbeiten, Dateien hochladen oder publizieren.
Das Handbuch ist praxisorientiert aufgebaut und beschreibt typische Anwendungsfälle.
1.2 Einstieg (innerhalb der SIMIS Applikation)
Nach erfolgreicher Anmeldung erfolgt der Einstieg über:
- die Kachel Digital Assets
- oder die Seitennavigation Info Mat Hub > Digital Assets
Per Default wird der Digital Asset Listenscreen angezeigt.
2 Überblick über die wichtigsten Screens
- Digital Asset Listenscreen (S700) – Übersicht über alle aktuellsten Digital Assets inklusive Such- und Filterfunktionen.
- Digital Asset Detail Screen (S710) – Eingabemaske zum Erfassen eines neuen Digital Assets.
- Digital Asset Metadata New Screen (S720) – Erfassungsmaske für neue Digital Assets.
- Digital Asset Metadata Edit Screen (S730) – Maske zur Bearbeitung bestehender Digital Assets.
- Digital Asset Sprachdatei Upload Screen (S735) – Assistent zum Hochladen einzelner Sprachdateien.
- Bezugsquellen Listenscreen (S750) – Übersicht über alle Bezugsquellen.
- Bezugsquelle New/Edit Screen (S770) – Maske zum Erfassen und Bearbeiten von Bezugsquellen.
3 Typische Anwendungsfälle
3.1 Bezugsquelle erfassen
Als Benutzer möchte ich eine Bezugsquelle erfassen, damit diese bei Digital Assets verwendet werden kann.
Vorgehen:
- Öffnen Sie den Bezugsquellen Listenscreen.
- Wählen Sie den Button Neue Bezugsquelle.
- Erfassen Sie mindestens folgende Pflichtdaten:
- Kontaktstelle
- Name der Firma / Agentur
- Ergänzen Sie optionale Adress- und Kontaktdaten nach Bedarf.
- Speichern Sie die Eingaben.
- Die Bezugsquelle erscheint anschliessend in der Liste der Bezugsquellen.
Hinweis: Kontaktstelle dient ausschliesslich als interner Arbeitstitel innerhalb von SIMIS und wird nicht publiziert.
Wichtig: Mindestens eine Bezugsquelle muss existieren, bevor ein Digital Asset erfasst werden kann. Wenn genau eine Bezugsquelle existiert, wird diese automatisch als Default-Bezugsquelle verwendet. Wenn mehrere Bezugsquellen existieren, kann die Default-Bezugsquelle per Burgermenü geändert werden.
3.2 Digital Asset erfassen
Als Benutzer möchte ich ein neues Digital Asset erfassen, um dessen Stammdaten im System anzulegen.
Vorgehen:
- Öffnen Sie den Digital Asset Listenscreen.
- Wählen Sie den Button Neues Digital Asset.
- Erfassen Sie mindestens folgende Pflichtdaten:
- Arbeitstitel
- Texthauptsprache
- Dokumenttyp
- Adressat
- Zulassungsnummer(n)
- Version
- Stand der Info
- Bezugsquelle
- Ergänzen Sie optionale Daten nach Bedarf.
- Speichern Sie die Eingaben.
- Das System kehrt automatisch zurück auf den Digital Asset Listenscreen.
- Das Digital Asset befindet sich nun im Status In Arbeit.
Wichtig: Ein Digital Asset kann nur erfasst werden, wenn mindestens eine Bezugsquelle vorhanden ist.
Hinweis: Der Arbeitstitel dient ausschliesslich der internen Verwaltung und wird nicht publiziert. Der Adressat bestimmt, wo das Digital Asset publiziert wird:
Fachperson → Publikation nur auf swissmedicinfo-pro.ch
Patient + Fachperson → Publikation auf swissmedicinfo-pro.ch und swissmedicinfo.ch
Fachperson → Publikation nur auf swissmedicinfo-pro.ch
Patient + Fachperson → Publikation auf swissmedicinfo-pro.ch und swissmedicinfo.ch
Hinweis: Zulassungsnummern müssen immer fünfstellig erfasst werden. Falls erforderlich, sind führende Nullen zu ergänzen.
Hinweis: Die Felder Version und Stand der Info dienen ausschliesslich der internen Nachvollziehbarkeit für den Zulassungsinhaber und besitzen keinerlei funktionale Bedeutung im System.
Hinweis: Als Bezugsquelle wird automatisch die Default-Bezugsquelle (= gemäss Auswahl im Bezugsquellen Listenscreen) vorselektiert.
3.3 Digital Asset bearbeiten
Als Benutzer möchte ich Stammdaten eines bestehenden Digital Assets bearbeiten.
Vorgehen:
- Öffnen Sie den Digital Asset Detail Screen (= Digital Asset Listenscreen > Actions Menü „Details").
- Wählen Sie den Button Bearbeiten.
- Passen Sie die gewünschten Stammdaten an.
- Speichern Sie die Änderungen.
Wichtig: Bearbeiten ist nur möglich, solange sich das Digital Asset im Status In Arbeit (work-in-progress) befindet.
Wichtig: Bestimmte Felder können nach dem Hochladen von Dateien nicht mehr geändert werden: Adressat, Zulassungsnummer(n). Der Dokumenttyp kann grundsätzlich nicht mehr geändert werden.
Hinweis: Die Felder Version und Stand der Info können jederzeit bearbeitet werden, da diese rein informativen Charakter besitzen.
Hinweis: Der Adressat beeinflusst den späteren Publikationsort des Digital Assets.
3.4 Dateien hochladen
Als Benutzer möchte ich Dateien eines Digital Assets in verschiedene Sprachen hochladen, damit das Digital Asset publiziert werden kann.
Vorgehen:
- Öffnen Sie den Digital Asset Detail Screen (= Digital Asset Listenscreen > Burgermenü Details), ganz nach unten.
- Wählen Sie im Aktionsmenü der gewünschten Sprache den Eintrag Hochladen.
- Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
- Ergänzen Sie im zweiten Schritt:
- Publikationsname (max. 200 Zeichen), dient als Kurzbeschreibung des Digital Assets und wird wie erfasst publiziert.
- Zulassungsnummer(n), zur Sicherung der Datenqualität
- Bestätigen Sie mit Fertig.
- Die Datei wird gespeichert und in der Liste der Dateien angezeigt.
- Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf für weitere Sprachversionen.
Hinweis: Es kann immer nur eine Datei gleichzeitig hochgeladen werden.
Wichtig: Die Datei der Texthauptsprache muss zwingend vorhanden sein, bevor das Digital Asset publiziert werden kann.
Wichtig: Das Dateiformat der allerersten hochgeladenen Datei bestimmt dauerhaft das Format des gesamten Digital Assets. Alle weiteren Sprachdateien müssen exakt dasselbe Dateiformat verwenden. Auch wenn sämtliche hochgeladenen Dateien später wieder gelöscht werden, bleibt das ursprüngliche Dateiformat bestehen. Falls ein anderes Dateiformat verwendet werden soll, muss das gesamte Digital Asset gelöscht und neu erfasst werden.
Unterstützte Dateiformate sind:
- MP3 (Audiodatei)
- MP4 (Videodatei)
Hinweis: Das Hochladen einer Datei in einer bestehenden Sprache überschreibt die vorhandene Datei.
3.5 Vorbereiten für Publikation
Als Benutzer möchte ich ein Digital Asset für die Publikation vorbereiten.
Vorgehen:
- Öffnen Sie den Digital Asset Detail Screen.
- Stellen Sie sicher, dass:
- die Stammdaten vollständig sind
- mindestens die Datei der Texthauptsprache hochgeladen wurde
- Wählen Sie den Button Publizieren.
- Legen Sie das gewünschte Publikationsdatum fest.
- Bestätigen Sie die Eingaben.
- Das Digital Asset wechselt in den Status Publikation geplant (scheduled-to-publish).
- Sobald das gewählte Datum erreicht ist, publiziert das System das Digital Asset automatisch.
Wichtig: Ohne Datei in der Texthauptsprache ist keine Publikation möglich.
Hinweis: Solange sich das Digital Asset im Status Publikation geplant befindet, kann das Publikationsdatum erneut angepasst oder annulliert werden.
Hinweis: Mit jeder Publikation erstellt das System automatisch einen neuen Verlaufseintrag. Der Adressat bestimmt den späteren Publikationsort:
Fachperson → Publikation nur auf swissmedicinfo-pro.ch
Patient + Fachperson → Publikation auf swissmedicinfo-pro.ch und swissmedicinfo.ch
Fachperson → Publikation nur auf swissmedicinfo-pro.ch
Patient + Fachperson → Publikation auf swissmedicinfo-pro.ch und swissmedicinfo.ch
Wichtiger Hinweis: Die automatische Publikation von Digital Assets ist aktuell noch nicht implementiert (Stand Juni 2026). Der Status Publikation geplant (scheduled-to-publish) dient derzeit ausschliesslich der Vorerfassung und Planung der Publikation. Die effektive automatische Publikation wird 3 Monate nach der Publikation der Wegleitung „Behördlich angeordnetes Informationsmaterial" durch Swissmedic erfolgen, frühestens am 1. November 2026.
4 Tipps und Best Practice
- Verwenden Sie aussagekräftige und konsistente Arbeitstitel.
- Laden Sie möglichst zuerst die Datei der Texthauptsprache hoch.
- Prüfen Sie vor jeder Publikation die Stammdaten sorgfältig.
- Achten Sie darauf, dass hochgeladene Dateien immer dasselbe Dateiformat verwenden.
- Falls versehentlich das falsche Dateiformat zuerst hochgeladen wurde, muss das gesamte Digital Asset gelöscht und neu erfasst werden.
- Nutzen Sie den Verlauf zur regulatorischen Nachvollziehbarkeit publizierter Versionen.