Versionierung

1 Benutzerhandbuch Benutzerverwaltung

1.1 Einführung

Dieses Benutzerhandbuch beschreibt die wichtigsten Funktionen und Anwendungsfälle für Benutzer mit der Rolle „Company Admin" in SIMIS.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Benutzerhandbuch auf die gleichzeitige Verwendung der männlichen, weiblichen und diversen Sprachform verzichtet und die männliche Form verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermassen für Personen aller Geschlechter.

2 Zugriff auf SIMIS beantragen und anmelden

2.1 Zugriff als „Company Admin" beantragen

Als Verantwortlicher einer Organisation möchte ich einen Zugriff auf SIMIS mit der Rolle „Company Admin" beantragen.

Vorgehen:

1. In einem Webbrowser, öffnen Sie die Seite https://www.simisinfo.ch/ und klicken Sie auf Online-Formular.
2. Füllen Sie das Formular vollständig aus.
3. Reichen Sie den Antrag zur Prüfung ein.
4. Nach erfolgreicher Freigabe erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

2.2 Anmeldung an SIMIS

Als Benutzer möchte ich mich an SIMIS anmelden.

Vorgehen:

1. In einem Webbrowser, öffnen Sie die SIMIS Login-Seite https://www.simisinfo.ch/
2. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
3. Bestätigen Sie die Anmeldung.
4. Nach erfolgreichem Login werden Sie auf die Startseite weitergeleitet.

3 Einstieg in SIMIS und Übersicht

3.1 Organisationsinformationen einsehen (S110)

Als Benutzer „Company Admin" möchte ich mir eine Übersicht verschaffen und Organisationsinformationen einsehen (Screen S110).

Vorgehen:

1. Melden Sie sich erfolgreich an SIMIS an.
2. Der Einstieg erfolgt über:
   • die Kachel Organisation
   • oder die Seitennavigation Benutzerverwaltung > Organisation
3. Sie werden automatisch auf die Übersichtsseite S110 weitergeleitet.
4. Prüfen Sie die angezeigten Organisations-Stammdaten, Berechtigungen und zugewiesene Benutzer.

4 Modulrollen und Berechtigungen verstehen

4.1 Modulrollen verstehen

Als Benutzer „Company Admin" möchte ich die unterstützten Module und Rollen verstehen.

Erklärung:

• Module sind funktionale Bereiche innerhalb von SIMIS. Aktuell werden folgende Module unterstützt:
  • AIPS (Präparat Dokumente)
  • Artikel
  • Swiss-rx-login
  • Info Mat Hub (Digital Assets)
• Modulrollen definieren, auf welche funktionalen Bereiche ein Benutzer zugreifen und in welchen Modulen er arbeiten darf.
• Die Bezeichnungen der Modulrollen entsprechen den Namen der jeweiligen Module.
• Zusätzlich gibt es die Rolle „Company Admin".
• Diese Rolle ist keine Modulrolle und berechtigt nicht zur Nutzung eines bestimmten Moduls.
• Sie bestimmt vielmehr, ob ein Benutzer berechtigt ist,
  • die Organisationsinformationen seiner eigenen Organisation einzusehen,
  • Benutzer der eigenen Organisation zu verwalten,
  • weitere berechtigte Benutzer zu verwalten und weitere berechtigte Organisationen zu verwalten.

4.2 Modulrollen vergeben

Als Benutzer „Company Admin" möchte ich einem Benutzer meiner Organisation Modulrollen (= Berechtigungen für Module) vergeben.

Vorgehen:

1. Sehen Sie dazu die Kapitel „Benutzer hinzufügen" bzw. „Berechtigungen eines Benutzers ändern".

4.3 Auswirkungen deaktivierter Module

Wenn Module auf Stufe Organisation deaktiviert sind/werden:

• sind entsprechende Funktionen im System nicht mehr sichtbar
• können keine neuen Daten in diesen Modulen erstellt werden
• bleiben bestehende Daten erhalten, sind jedoch nicht mehr bearbeitbar

5 Benutzer der eigenen Organisation verwalten

5.1 Benutzer hinzufügen

Als „Company Admin" möchte ich einen Benutzer meiner eigenen Organisation hinzufügen und für Arbeiten meiner Organisation berechtigen.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Klicken Sie auf „Neuer Benutzer".
3. Erfassen Sie die Benutzer-ID (= persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse) des neuen Benutzers, sowie den Vornamen und Nachnamen.
4. Wählen Sie die gewünschten Rollen/Berechtigungen.
5. Bestätigen Sie die Eingaben.
6. Der Benutzer erhält eine E-Mail zur Registrierung in SIMIS.

5.2 Berechtigungen eines Benutzers ändern

Als „Company Admin" möchte ich die Berechtigungen eines Benutzers meiner eigenen Organisation ändern.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Unter „Actions", wählen Sie für den gewünschten Benutzer die Actions Menü-Option „Bearbeiten".
3. Passen Sie die Rollen an.
4. Speichern Sie die Änderungen.

5.3 Benutzer löschen

Als „Company Admin" möchte ich einen Benutzer meiner eigenen Organisation löschen.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Unter „Actions", wählen Sie für den gewünschten Benutzer die Burgermenü-Option „Löschen".
3. Bestätigen Sie die Aktion.

6 Weitere berechtigte Benutzer verwalten

6.1 Einzelnen Benutzer einer anderen Organisation berechtigen

Als „Company Admin" möchte ich einen weiteren Benutzer einer anderen Organisation zur Tätigkeit im Namen meiner Organisation berechtigen.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Klicken Sie auf „Neuer berechtigter Benutzer".
3. Erfassen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers.
4. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer bereits ein Konto in SIMIS besitzt.
5. Vergeben Sie die gewünschten Berechtigungen.
6. Speichern Sie die Zuweisung.

6.2 Weiterer berechtigter Benutzer löschen

Als „Company Admin" möchte ich einen weiteren berechtigten Benutzer löschen.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Unter „Actions", wählen Sie für den gewünschten weiteren berechtigten Benutzer die Burgermenü-Option „Löschen".
3. Bestätigen Sie die Aktion.

7 Weitere berechtigte Organisationen verwalten

7.1 Sämtliche Benutzer einer anderen Organisation berechtigen

Als „Company Admin" möchte ich eine weitere Organisation zur Tätigkeit im Namen meiner Organisation berechtigen.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Klicken Sie auf „Neue berechtigte Organisation".
3. Wählen Sie die Zielorganisation aus.
4. Definieren Sie die Berechtigungen.
5. Bestätigen Sie die Zuweisung.

7.2 Weitere berechtigte Organisation löschen

Als Benutzer „Company Admin" möchte ich eine weitere berechtigte Organisation löschen.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Übersichtsseite der Organisation (S110).
2. Unter „Actions", wählen Sie für die gewünschte weitere Organisation die Burgermenü-Option „Löschen".
3. Bestätigen Sie die Aktion.

8 Einschränkungen für Company Admin

Folgende Einschränkungen gelten für die Rolle „Company Admin" in SIMIS:

• Kein Zugriff auf andere Organisationen ohne explizite Berechtigung
• Kein Selbst-Löschen des eigenen Benutzerkontos
• Keine direkte Bearbeitung historischer Berechtigungszuweisungen (nur löschen & neu erfassen)
• Keine Rechteverwaltung ausserhalb der eigenen Organisation

9 Fehlermeldungen und Sonderfälle

Typische Fehlersituationen:

• Benutzer existiert nicht in SIMIS
• Benutzer hat noch kein Konto aktiviert
• Organisation wurde nicht korrekt ausgewählt
• Berechtigungskonflikte bei Modulrollen

Bei fehlgeschlagenen Änderungen wird empfohlen:

• Eingaben prüfen
• Benutzerstatus kontrollieren
• Berechtigung erneut erfassen

10 Tipps und Best Practices

• Für die Bedienung der Module AIPS, Artikel, Swiss Rx Login und Info Mat Hub wird auf separate Benutzerhandbücher verwiesen.
• Nur Benutzer der eigenen Organisation können die Rolle „Company Admin" erhalten.
• Berechtigungen sollten vor dem Speichern nochmals geprüft werden, da Änderungen teilweise nicht editierbar, sondern nur ersetzbar sind.
• Bei der Löschung von Benutzern oder Organisationen empfiehlt sich eine vorgängige Kontrolle aktiver Berechtigungen.
• Bei Unsicherheiten immer zuerst prüfen, ob der Benutzer bereits ein aktives SIMIS-Konto besitzt, bevor Berechtigungen an weitere berechtigte Benutzer vergeben werden.